Perlengkapan untuk acara seminar harus disiapkan sedetail mungkin agar tidak ada yang terlewat. Anda bisa bikin list dan daftar di bawah ini akan membantu!
Sebagaimana diketahui, seminar merupakan acara yang cukup penting sehingga persiapannya pun harus dilakukan dengan matang.
Tanpa persiapan yang matang, kegiatan akademik ini bisa amburadul dan tidak memberikan manfaat yang baik.
Salah satu persiapan yang sangat perlu dilakukan sejak awal adalah menyiapkan perlengkapannya. Jika perlengkapannya tidak lengkap atau malah tidak disiapkan sama sekali, bukan tidak mungkin acara seminarnya tidak akan berjalan.
Pada kesempatan ini, kami akan memberikan beberapa daftar barang yang perlu Anda siapkan dalam seminar. Selamat menyimak sampai selesai.
Daftar Isi
- Perlengkapan untuk acara seminar secara umum
- 1. Tas seminar dan goodie bag
- 2. Blocknotes atau buku catatan
- 3. Pulpen atau alat tulis pendukung
- 4. Sertifikat buat pembicara dan peserta
- 5. ID card kegiatan
- 6. Buku tamu / daftar hadir
- 7. Banner atau spanduk
- 8. Handout atau materi
- 9. Suvenir pembicara dan peserta
- 10. Ruang seminar
- 11. Sound system
- 12. Minuman dan snack
- Perlengkapan seminar online
Perlengkapan untuk acara seminar secara umum
Sesuai dengan arti seminar, secara umum acara ini dilakukan secara tatap muka. Yaitu pembicara, moderator, dengan para peserta.
Pada saat acara, narasumber atau pembicara akan menyampaikan materi, penengah atau pemandunya adalah moderator, dan yang menerima materi adalah peserta.
Selanjutnya, akan ada momen di mana terjadi diskusi antara peserta dan pembicara. Diskusi atau interaksi dua arah ini juga merupakan bagian dari seminar sehingga harus dijalankan secara lancar dan menyeluruh.
Nah, untuk mendukung seluruh time schedule kegiatan seminar yang sudah disiapkan sebelumnya, Anda harus menyediakan peralatan atau perlengkapan yang memadai. Secara umum, di bawah ini adalah beberapa contoh perlengkapannya:
1. Tas seminar dan goodie bag
Perlengkapan pertama yang perlu disiapkan biasanya adalah tas seminar atau goodie bag. Sesuai dengan namanya, item ini akan membantu peserta atau orang yang hadir untuk menaruh barang-barang yang diterima saat seminar.
Misalnya untuk menaruh buku catatan, alat tulis, flashdisk, dan yang lainnya.
Item ini sebaiknya dibuat dengan bahan yang bagus dan bisa dipakai menaruh barang-barang secara nyaman.
Untuk membuatnya, Anda bisa mempercayakan kepada konveksi tas seminar yang sudah berpengalaman. Mereka sudah paham mau membuat tas seperti apa, tentu yang terbaik dan paling cocok buat tema acaranya.
Jadi, jangan ragu untuk segera menghubungi tim produsen atau konveksinya sekarang.
2. Blocknotes atau buku catatan
Selain tas, Anda juga perlu memberikan buku catatan. Ini akan membantu peserta untuk mencatat dan mengikuti setiap materi yang disampaikan oleh narasumber.
3. Pulpen atau alat tulis pendukung
Jika ada buku catatan, sudah pasti harus ada pulpen atau alat tulis. Biasanya, di alat tulis ini sudah ada namanya sendiri sesuai dengan seminarnya.
Model pulpen seminar seperti ini sangat banyak. Ada yang dikasih tali agar bisa digantung di leher. Tersedia juga yang jumlah warnanya banyak untuk memberikan highlight pada catatan penting. Tergantung pilihan masing-masing orang.
4. Sertifikat buat pembicara dan peserta
Sertifikat adalah item wajib dalam sebuah kegiatan akademis. Inilah perlengkapan untuk acara seminar yang tidak bisa ditinggalkan. Khususnya seminar-seminar yang berlaku umum.
Biasanya, ada vendor sertifikat sendiri yang punya layout atau template yang sudah disesuaikan dengan jenis seminarnya.
Pihak panitia tinggal mencetak nama peserta atau narasumbernya serta perannya dalam seminar tersebut.
5. ID card kegiatan
Jangan pernah lupakan identitas peserta atau pemateri yang hadir. Selalu sediakan kartu ID bagi para peserta dan narasumber. Ini akan menjadi identitas mereka selama mengikuti kegiatan.
6. Buku tamu / daftar hadir
Buku tamu juga menjadi item tak boleh ditinggalkan. Dari sini, Anda bisa memonitor jumlah pesertanya sekaligus sebagai bahan evaluasi saat kegiatannya selesai.
Terkadang, di buku tamu ini juga ada informasi pribadi yang penting. Misalnya, saat Anda menyediakan e-sertifikat atau materi dalam bentuk soft file, materinya bisa dikirim ke email peserta yang dituliskan ke buku tamu.
7. Banner atau spanduk
Banner atau spanduk punya banyak fungsi. Baik itu contoh banner seminar nasional, lokal, maupun internasional.
Salah satu fungsinya adalah sebagai penanda bahwa acara seminarnya digelar di ruangan tertentu dalam sebuah gedung. Dengan adanya banner, peserta atau orang yang hadir tidak akan kesulitan mencari tempat tersebut.
8. Handout atau materi
Materi singkat biasanya dicetak untuk diberikan kepada peserta agar mereka bisa menyimak dengan jelas apa yang diberikan oleh narasumber.
9. Suvenir pembicara dan peserta
Suvenir tidak hanya untuk peserta saja, melainkan juga untuk pemateri. Jenis suvenirnya tentu berbeda. Di mana pemateri biasanya mendapatkan suvenir yang jauh lebih keren seperti piagam, pigura berisi foto, atau yang lainnya.
10. Ruang seminar
Persiapkan ruangan seminar yang luasnya sesuai dengan jumlah pesertanya. Jangan sampai menyiapkan ruangan yang terlalu sempit dan pengap. Pastikan bahwa semua orang yang masuk ke dalamnya merasa nyaman.
11. Sound system
Suara menjadi fokus penting dalam kegiatan seminar. Pasalnya, lewat inilah materi yang mau disampaikan bisa terdengar dan diskusi bisa berjalan dengan lancar. Pastikan untuk mengecek sound system sebelum menggunakannya.
12. Minuman dan snack
Siapkan minuman dan snack buat peserta dan pemateri agar bisa fokus mengikuti kegiatan sampai selesai.
Perlengkapan seminar online
Saat ini, selain tatap muka, seminar juga sering diselenggarakan secara online atau daring. Berikut ini adalah beberapa item perlengkapan untuk acara seminar tambahan yang perlu disiapkan:
13. Headset atau earphone
Tujuannya adalah agar Anda bisa mendengarkan materi secara fokus dan tidak terganggu oleh suara dari luar.
14. Microphone atau speaker
Saat berdiskusi, Anda perlu memastikan bahwa suaranya terdengar jelas oleh forum. Microphone dan speaker bisa membantu mewujudkannya.
15. Kuota internet atau wifi yang stabil
Untuk memastikan bahwa selama webinar, tidak ada sinyal eror atau loading yang terlalu lambat.
16. PC atau laptop
Ini adalah item utama yang harus disiapkan. Bagi peserta yang sedang di jalan dan tidak bisa membawa laptop, siapkan HP sebagai gantinya.
17. LCD proyektor
Proyektor akan membantu untuk melihat keseluruhan materi dan peserta yang hadir.
18. Webcam atau kamera tambahan
Kamera yang bagus akan membantu memperjelas gambarnya. Item ini penting mengingat kegiatan akademik biasanya memaparkan data dalam bentuk grafik dan tulisan.
Terakhir, kami mengerti bahwa menyiapkan perlengkapan untuk acara seminar kadang butuh usaha yang luar biasa. Untuk membantu Anda, silakan hubungi kami, CV Oscas Indonesia, vendor seminar kit terpercaya dan berpengalaman.
