Yuk cari tahu cara merancang konsep acara seminar yang menarik dan unik agar peserta bisa asyik mengikuti acaranya sampai selesai.
Seperti diketahui, pemilihan konsep yang tepat memegang peranan penting dalam penyelenggaraan kegiatan. Hal ini merupakan salah satu kunci sukses diadakannya kegiatan tersebut.
Sebagai panitia atau penyelenggara, Anda tentu ingin orang yang datang bisa menikmati acara tersebut dari awal sampai akhir. Oleh karena itu, konsep harus dirancang dengan baik supaya tujuan baik tersebut bisa tercapai.
Pada dasarnya, ada beberapa langkah yang harus dilakukan untuk mewujudkan konsep kegiatan terbaik. Dalam artikel ini, kami akan mengulasnya secara mendalam. Selamat menyimak sampai selesai.
Daftar Isi
Cara merancang susunan konsep acara seminar yang menarik
Merancang konsep itu susah-susah gampang. Sebab, Anda perlu berimajinasi dan mengantisipasi karakter para peserta yang jumlahnya banyak serta bervariasi.
Masing-masing peserta tentu punya preferensi berbeda. Ada yang suka dengan konsep yang ramai dan penuh dengan doorprize. Sebaliknya, ada pula orang yang lebih suka dengan acara yang biasa saja tanpa adanya hiburan.
Nah, sebagai seksi acara dan penggagas seminar Anda harus mendapatkan titik temu agar konsepnya bisa masuk ke semua orang.
Di bawah ini adalah beberapa cara mudah untuk merancang susunan konsep acara akademik:
1. Mencari inspirasi sebanyak-banyaknya
Sesuai dengan definisi seminar, acara ini memang lebih akademis dan sifatnya formal. Namun, Anda tetap bisa memasukkan unsur non formal ke dalamnya sehingga kegiatannya tetap asyik untuk diikuti.
Oleh karena itu, dari sekarang mulailah melakukan riset tentang berbagai macam konsep acara. Mulai dari yang formal hingga non formal.
Jangan menutup diri dari ide-ide kreatif yang bisa membuat seminarnya menjadi lebih asyik dan diperhatikan oleh banyak orang.
Anda bisa menggabungkan konsep formal dan non formal sehingga menjadi semi formal. Event dengan konsep semacam ini banyak disukai orang.
Pasalnya, ada kalanya Anda bisa serius, ada kalanya pula peserta bisa merasakan longgar sehingga bisa fokus kembali setelahnya.
2. Latar belakang event
Coba cari tahu latar belakang event-nya. Sebagai contoh, Anda mengadakan tema seminar kepemudaan karena sedang momen Hari Sumpah Pemuda. Atau, sebuah kegiatan yang dilakukan untuk para wanita bertepatan dengan momen Hari Kartini.
Masing-masing tema ini tentu punya konsep yang berbeda karena pesertanya berbeda. Tidak hanya itu, perbedaan momen dan latar belakang ini juga akan mempengaruhi pilihan sponsor seminarnya nanti.
3. Menyusun konsep awal
Dengan modal dua langkah di atas, Anda bisa terlebih dulu menyusun konsep awal. Ingat, ini adalah konsep awal dan belum final. Artinya, Anda bisa memasukkan berbagai macam unsur yang mungkin untuk menghasilkan konsep akhir.
Misalnya dengan memasukkan detail acaranya mulai dari penyampaian materi, gimmick pada saat acara, door prize, atau yang lain.
Namun ingat, pada tahap ini sebaiknya Anda belum menghitung anggaran belanjanya dulu supaya tidak bikin pusing. Anggaran biaya ada tahapannya sendiri.
4. Mengeliminasi elemen yang tidak terlalu penting
Selanjutnya, cek kembali konsep awalnya. Barangkali ada yang bisa dikurangi karena kurang penting. Silakan eliminasi bagian yang tidak penting itu. Kemudian, godog lagi konsepnya.
5. Menyusun vendor dan rancangan harganya
Setelah hampir fix, Anda bisa mulai memikirkan vendor dan rancangan biayanya. Misalnya, mencari vendor untuk suvenir, door prize, hingga tas seminar. Tergantung perlengkapan acara seminar apa yang dibutuhkan.
6. Menyusun tim
Apabila konsepnya sudah cukup final, Anda bisa langsung menyusun tim. Orang yang ada di sini haruslah pribadi yang bertanggung jawab. Sebab, dialah yang akan menjadi koordinator dari masing-masing acaranya sesuai dengan penugasan.
Misalnya, ada orang yang memang ditugasi di bagian persiapan, yakni dengan memberikan permainan sebelum acaranya dimulai. Ada pula yang ditugasi di bagian gimmick di tengah-tengah materi agar tidak mengantuk.
Selain orangnya harus bertanggung jawab, pastikan pula bahwa orang tersebut menguasai job deskripsinya dan bisa diandalkan
7. Melakukan brainstorming
Tim yang sudah terbentuk melakukan brainstorming dan merumuskan bagaimana concept acara seminar yang menarik tersebut bersama-sama.
8. Daftar sponsor
Silakan buat daftar sponsor berdasarkan hasil brainstorming. Sesuaikan dengan konsepnya agar mudah mendapatkan sponsor dan tidak ditolak-tolak.
9. Menyusun proposal, kajian, dan evaluasi
Seluruh tim bersama-sama menyusun proposal bersama, mengkaji apa saja yang masih perlu ditambahkan atau dikurangi, dan melakukan evaluasi atas konsep pra final yang sudah ditentukan bersama.
Di sini, Anda juga perlu memperhatikan anggaran dana supaya rancangan anggaran dananya tidak membengkak.
Contoh tema dan konsep acara seminar online offline
Di bawah ini adalah contoh konsep acara seminar yang asyik dan sederhana:
- Persiapan peserta.
- Pembukaan dan sambutan.
- Games dan doorprize.
- Penyampaian materi.
- Diskusi bebas sekaligus pembagian doorprize buat penanya.
- Pemberian grand prize buat peserta yang aktif.
- Bagian penutupan.
Konsep di atas bisa diterapkan secara tatap muka maupun daring. Khusus untuk hadiah daring, tinggal disesuaikan saja jenisnya. Mungkin berupa file atau dikirimkan melalui paket.
Itulah cara membuat konsep acara seminar yang menarik dan minim biaya. Jika Anda butuh vendor terbaik untuk acara semacam ini, kami siap membantu. Tim sudah berpengalaman menangani seminar kit lengkap dan siap bekerja cepat sesuai deadline.
