Anda butuh surat undangan pembicara seminar yang benar bila ingin sukses mencari narasumber sesuai tema ilmiah yang diangkat. Ketahui cara dan ketentuannya.
Surat undangan semacam ini lebih sering dikenal dengan sebutan permohonan. Pasalnya, inti suratnya adalah mengundang sekaligus memohon kepada seseorang untuk menjadi pembicara, pemateri, atau narasumber dalam suatu acara yang bersifat akademik.
Untuk itu, Anda harus memastikan bahwa kalimat suratnya benar. Selain itu, inti dari permohonannya juga harus tepat agar bisa diterima oleh narasumber.
Bila setuju, biasanya akan ada balasan dari mereka. Atau, kadang setuju dengan kondisi tertentu sebagai syaratnya.
Dengan kata lain, dalam pembuatan surat semacam ini ada tarik ulur tersendiri dari pihak panitia dengan pihak pembicara yang hendak diundang.
Supaya Anda sukses dalam mencari narasumber yang tepat dan tidak maju mundur, kami akan membahas contoh suratnya sekaligus cara pembuatannya dalam artikel ini. Selamat menyimak.
Daftar Isi
Isi surat undangan pembicara seminar
Sebelum melihat bagaimana contoh suratnya, Anda harus tahu dulu apa saja isi yang perlu dimasukkan ke dalam surat tersebut.
Adapun poin-poin penting yang perlu dimasukkan ke dalam surat permohonannya adalah:
Gunakan kop surat
Bagian atas sendiri harus ada kop surat sehingga begitu narasumber membaca suratnya, mereka akan langsung tahu siapa pengirim surat tersebut.
Kop surat ini akan memperjelas siapa yang memberikan undangan atau permohonan sekaligus bisa mengidentifikasi kredibilitas pengirim.
Fungsi lain dari kop adalah menjadi identitas sekaligus menunjukkan formalitas undangan yang hendak diberikan. Pasalnya, acaranya bersifat ilmiah dan akademis, maka suratnya juga harus formal.
Lokasi dan waktu yang akurat dan jelas
Salah satu poin penting yang harus dimasukkan dalam surat undangan adalah waktu dan lokasi. Maka dari itu, Anda harus menuliskan waktu dan tempat dengan sangat jelas.
Dengan informasi yang jelas ini, pembicara kemudian akan menyesuaikan dengan jadwal mereka. Apakah di waktu tersebut bisa hadir atau tidak. Apakah di tempat tersebut beliau nyaman atau terlalu jauh dengan tempat kerjanya atau rumahnya atau tidak.
Barangkali mereka ada kegiatan di lokasi dan jam lainnya, maka mereka akan menyampaikan hal ini. Jika mereka ada kegiatan yang waktunya mepet dengan jam yang Anda minta, maka akan diadakan diskusi supaya menemukan titik temu terbaik.
Informasi pembicara yang lengkap
Pengertian seminar sudah menyebut bahwa dalam acara ilmiah semacam ini bisa jadi terdapat lebih dari satu pembicara dengan tema yang sama dan dari sudut pandang berbeda.
Nah, agar undangannya bisa diterima, sampaikan dengan benar maksud seminarnya dan informasi pembicaranya secara lengkap.
Informasi yang dimaksud di sini juga termasuk keilmuan apa yang dikehendaki dari pihak panitia atas pembicara berdasarkan tema yang ada.
Tuliskan tema
Tema adalah informasi paling penting yang harus diungkapkan kepada pembicara. Pasalnya, inilah yang akan menjadi konten dari seminar tersebut.
Tanpa tahu temanya, tentu pemateri juga akan kesulitan membuat materi yang cocok atau sesuai.
Maka dari itu, penting untuk menyampaikan secara detail tema yang mau diangkat. Perlu juga memberi tahu judul seminarnya agar materinya lebih terarah dengan baik. Tidak hanya dalam bentuk sebuah gambaran besar.
Skala seminar dan calon pesertanya
Penting buat penyelenggara acara untuk memberi tahu bagaimana skala seminarnya. Hal ini berkenaan dengan materi yang akan dibuat, apakah dalam bahasa Indonesia atau perlu menggunakan bahasa inggris.
Sebagai contoh, jika Anda membuat seminar skala internasional, maka jelas materinya juga perlu berbahasa inggris. Tentu saja, hal ini harus disesuaikan dengan anggota forum ilmiah tersebut. Siapa saja yang datang dan akan menjadi pesertanya.
Menulis sesuai EYD
Tulislah surat undangan pembicara seminar dengan menggunakan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. Pastikan setiap kata dan penulisannya disesuaikan dengan EYD atau Ejaan Yang Disempurnakan.
Dengan begini, formalitas suratnya akan terjamin dan tidak cacat.
Selain itu, gunakan juga tata cara penulisan surat resmi agar narasumber bisa menerimanya dengan lebih terhormat.
Cara membuat surat permohonan pembicara yang benar
Poin-poin di atas merupakan hal yang perlu diperhatikan dalam membuat suratnya. Namun, ada satu hal lain yang perlu Anda pertimbangkan saat mengirimkan surat tersebut.
Hal yang dimaksud adalah waktu penyampaian surat.
Hendaknya, Anda menyampaikan suratnya maksimal 2 minggu sebelum acaranya dimulai. Jangan mendadak.
Berilah waktu kepada pemateri untuk berpikir dan menyiapkan materinya. Jika mereka tidak bisa, harap segera memberikan jawaban agar Anda bisa mencari pemateri lain yang sesuai. Atau, bila tidak ada cadangan pemateri, jalan lainnya adalah mengubah jadwal acara.
Contoh surat permohonan narasumber
Di bawah ini adalah salah satu contoh surat permohonan menjadi narasumber:
Bagian pertama
Di bagian ini, Anda harus menulis:
- Kop Surat (disesuaikan dengan lembaga masing-masing).
- Tanggal surat.
- Nomor, lampiran, dan perihal suratnya.
- Kepada Yth.
Empat poin di atas harus ditulis dengan benar, rapi, dan sesuai dengan EYD.
Pembukaan suratnya
Layaknya doa pembuka seminar, dalam surat Anda pun harus membuat bagian pembukaan yang isinya:
- Misalnya, “Dengan hormat,”.
- Lanjutkan dengan kalimat pembuka surat.
Contoh kalimat pembuka suratnya adalah:
Sehubungan akan diadakannya kegiatan “…..” yang diselenggarakan oleh “….”, maka dengan ini kami mohon kesediaan bapak untuk menjadi pembicara di acara seminar dengan tema “…” pada kegiatan tersebut.
Inti dan tema acara
Selanjutnya, berikan informasi tentang acaranya secara detail, contohnya adalah:
Kegiatan ini direncanakan dilaksanakan pada: hari/tanggal, jam, tema dan judul acara, dan lokasi.
Bagian penutup
Selanjutnya, tutuplah surat tersebut dengan contoh seperti di bawah ini:
Demikian surat undangan sekaligus permohonan ini kami buat. Atas kesediaan dan kehadiran “bapak ibu” kami sampaikan terima kasih.
Lanjutkan dengan tanda tangan penanggung jawab yang jabatannya sesuai.
Itulah contoh mudah membuat surat undangan pembicara seminar. Dalam mempersiapkan acara semacam ini, Anda tentu butuh banyak perlengkapan. Kami selaku produsen tas seminar terpercaya siap membantu menyediakan kebutuhan seminar kit secara lengkap untuk Anda agar tidak terlalu ribet.
