Contoh Surat Permintaan Menjadi Narasumber Bimtek

Contoh surat permintaan menjadi narasumber Bimtek pada dasarnya sama dengan permohonan narasumber biasa.

Hanya saja, Anda perlu mengetahui apa itu Bimtek dan tujuannya agar lebih mudah dalam merangkai kata dalam surat permohonannya.

Pada kesempatan ini, kami akan membahas tentang isi dari surat tersebut. Selamat menyimak sampai selesai.

Apa itu Bimtek?

Bimtek merupakan kependekan dari Bimbingan Teknis. Adalah sejenis pelatihan yang diselenggarakan oleh lembaga resmi dengan tujuan meningkatkan kompetensi pesertanya.

Untuk meningkatkan keahlian dan kompetensi tersebut, para peserta dibekali dengan materi seperti membangun tim kerja yang efektif, survei indeks kepuasan masyarakat, penanganan keluhan pelanggan, teknik berkomunikasi dalam pelayanan terbaik, kepemimpinan, dan yang lain.

Maksud dan tujuan Bimtek

Lebih detail, di bawah ini adalah beberapa maksud dan tujuan diadakannya Bimtek:

• Menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, dan peningkatan SDM skala nasional berbasis kompetensi.
• Meningkatkan kapasitas fungsi peserta untuk perbaikan pelayanan dasar terhadap publik.
• Memberikan pengetahuan peserta tentang pelayanan dasar terhadap publik.
• Meningkatkan kompetensi peserta.

Untuk mewujudkannya, para peserta akan digembleng dengan materi-materi seputar pengembangan diri sehingga keahlian dan kompetensinya makin meningkat dan terasah dengan baik.

Membuat surat permohonan resmi

Untuk melaksanakan Bimtek, diperlukan pemateri yang andal dan ahli di bidangnya. Misalnya, mau memberikan materi tentang komunikasi, maka narasumber harus orang yang memang sudah expert di bidang komunikasi tersebut.

Nah, untuk memohon kesediaan seorang narasumber semacam ini, penyelenggara butuh membuat surat permohonan. Dan karena acaranya bersifat resmi, maka suratnya pun harus dibuat dengan format yang resmi atau formal.

Format surat permintaan resmi

Di bawah ini adalah format atau struktur surat resmi yang bisa digunakan untuk membuat contoh surat permohonan narasumber pelatihan Bimtek:

• Kop Surat.
• Nomor, lampiran, dan perihal.
• Tanggal surat.
• Kepada Yth. (penerima).
• Salam pembuka dan bagian pembukaan.
• Isi undangan, waktu, dan tempat.
• Salam penutup dan bagian penutupan.
• Tanda tangan.
• Tembusan, jika ada.

Format suratnya bisa dibuat seperti kerangka di atas. Namun, perlu dipahami bahwa dalam membuat surat resmi Anda juga harus memakai kalimat resmi.

Tips membuat surat permohonan formal

Secara ringkas, di bawah ini adalah beberapa tips membuat suratnya:

• Pakailah kalimat baku yang sesuai EYD.
• Gunakan kalimat efektif dan jangan bertele-tele.
• Langsung to the point dan jangan basa-basi.
• Buatlah kerangka yang jelas dan nyaman untuk dibaca.
• Pastikan semua info yang perlu disampaikan sudah tertulis pada suratnya agar tidak ada kesalahpahaman.
• Berikan waktu kepada calon pembicara untuk membalas suratnya.

Setelah menyampaikan suratnya, Anda perlu menunggu dalam beberapa waktu. Pastikan bahwa calon pembicara tidak terlambat dalam menjawab suratnya agar time schedule seminar bisa berjalan sesuai rencana.

Contoh surat permintaan menjadi narasumber Bimtek

Untuk membantu Anda dalam menyusun surat permohonan pembicara, di bawah ini kami tuliskan contoh format, kerangka, dan struktur kalimatnya:

• Kepala Surat / Kop Surat –

Nomor: 05 / XXX – UIN / 11 / 2022 Surabaya, 3 November 2022

Lampiran: 1 eksemplar

Perihal: Permohonan narasumber

Kepada Yth.

Direktur Pengembangan

Di tempat

Dengan hormat,

Sesuai dengan arahan … pada 7 Oktober 2022, kami bermaksud mengadakan Bimbingan Teknis dengan tema “Kembangkan Diri, Raih Prestasi”. Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:

Hari / Tanggal: Senin – Sabtu, 21 – 26 November 2022

Waktu: 08.00 – 17.00 WIB (setiap hari)

Tempat: Gedung Diklat XXX

Sehubungan dengan kegiatan tersebut, kami bermaksud memohon kerja sama dan bantuan Bapak/Ibu untuk menjadi narasumber. Bersama ini kami lampirkan proposal dan jadwal kegiatannya.

Demikian surat permohonan ini kami buat. Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Ketua,

Mawar, S.Psi.

NIP

Tembusan:

• Arsip

Itulah contoh surat yang bisa Anda amati, tiru, dan dimodifikasi sendiri. Untuk melakukannya, silakan simak trik di bawah ini:

1. Ganti kop surat

Anda bisa membuat contoh suratnya sendiri dengan mengubah kop surat menjadi nama lembaga penyelenggaranya. Bubuhkan logo di kop tersebut agar suratnya makin terlihat formal.

2. Ubah susunan kalimat

Kemudian, untuk susunan kalimat Anda bisa membuat sesuai dengan kondisi di lapangan. Misalnya, mau membuat surat buat Bimtek keuangan, maka tinggal disesuaikan saja nama pematerinya, tema, hingga bagian penutupnya.

Gunakan bahasa yang baku dan efektif. Pastikan kalimatnya langsung tepat sasaran dan tidak bertele-tele.

3. Jadwal kegiatan sangat penting

Berbeda dengan seminar yang hanya berlangsung selama sehari, Bimbingan Teknis biasanya berlangsung lebih lama. Bisa 3 hari, seminggu, atau bahkan sebulan.

Hal ini karena yang namanya bimbingan secara teknis tentu membutuhkan praktik dan pelatihan mendalam.

Maka dari itu, saat mengirimkan surat permohonan narasumber Anda juga harus memastikan bahwa pembicaranya bisa meluangkan waktu sesuai dengan kebutuhan panitia.

Pastikan bahwa narasumber tahu dengan pasti jadwal kegiatannya. Dengan begitu, mereka bisa dengan mudah memutuskan mau menerima permohonannya atau tidak. Tentu saja dengan pertimbangan-pertimbangan tertentu sesuai kebutuhan mereka.

Selalu lampirkan jadwal kegiatan pada surat permohonan ini. Pastikan jadwal kegiatannya juga tertulis dengan cukup detail. Termasuk waktu atau durasi hingga masing-masing acara di tiap jam.

4. Trik follow up

Setelah menyerahkan surat, Anda harus menunggu jawaban kesediaan pembicaranya. Untuk memastikan mereka memberi jawaban tepat waktu, Anda perlu follow up secara berkala.

Namun sebaiknya jangan terlalu terlihat keras dan memaksa saat bertanya. Lakukan dengan cara yang sopan.

Itulah contoh surat permintaan menjadi narasumber Bimtek dan triknya supaya bisa segera mendapatkan jawaban.

Apabila Anda butuh perlengkapan buat acaranya, kami bersedia membantu. Sebagai produsen tas seminar terbaik, kami memiliki beragam desain yang keren dan sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, tim juga bisa bekerja cepat sesuai deadline yang ada. Hubungi kami segera!