Buat surat permohonan pembicara seminar dengan benar agar mudah disetujui. Pastikan jadwalnya tidak bentrok agar tidak mengulang-ulang.
Mengundang seseorang menjadi pembicara seminar itu ada seninya. Anda harus melalui beberapa tahapan hingga akhirnya bisa menemukan narasumber yang pas dan mau menyediakan waktunya sesuai jadwal acara.
Pada kesempatan ini kami akan membahas tentang bagaimana cara membuat surat permohonan narasumber yang benar dan trik supaya mudah disetujui. Selamat menyimak sampai selesai.
Daftar Isi
Format surat permohonan pembicara seminar dan cara membuatnya
Sebagaimana diketahui, surat permohonan ini bersifat formal atau resmi. Maka dari itu, Anda harus mengikuti format penulisan surat resmi agar suratnya bisa diterima dengan baik oleh calon narasumber.
Adapun contoh format dan cara membuat suratnya bisa Anda simak di bawah ini:
1. Kop surat
Bagian pertama yang harus ada dalam surat resmi adalah kepala surat. Di sini tertulis nama organisasi resmi sekaligus alamatnya. Anda juga perlu mencantumkan logo di sini.
2. Tanggal surat dan penerimanya
Selanjutnya, silakan tuliskan tanggal suratnya secara jelas. Lanjutkan dengan menuliskan penerima suratnya secara benar.
Pastikan untuk menuliskan nama lengkap calon narasumber dan gelarnya secara benar. Jangan sampai ada salah ejaan atau salah penulisan.
Kalau perlu, Anda bisa melakukan riset dan mencari tahu namanya dengan benar sebelum membuat surat permohonan ini.
3. Nomor, perihal, lampiran, dan sifat
Tuliskan nomor, perihal, lampiran, dan sifat suratnya. Nomor bisa disesuaikan dengan nomor surat yang dikeluarkan di organisasi tersebut di bulan yang sama. Sementara perihalnya bisa diisi “permohonan”, sementara lampirannya bisa 1 lembar.
Untuk sifat, Anda bisa menuliskannya segera, penting, privat, atau semacamnya. Tergantung pada kegiatan dan kondisinya masing-masing.
Umumnya, untuk kegiatan seminar sifat suratnya adalah segera. Pasalnya, Anda membutuhkan jawaban segera atas surat permohonan ini.
4. Salam pembuka dan pembukaan
Bukalah suratnya dengan salam atau dan dengan hormat. Kemudian lanjutkan dengan membukanya dengan kalimat yang benar sesuai dengan seminar yang mau dijalankan.
5. Isi atau inti surat permohonan
Bagian ini berisi informasi mengenai topik pembahasan atau tema, waktu diadakannya seminar, hingga tempatnya.
Pastikan untuk menuliskannya dengan jelas, khususnya bagian waktu. Tuliskan mulai dari tanggal, hari, hingga jamnya secara jelas.
Anda tentu tidak mau ada salah tafsir dari calon narasumber yang mengakibatkan ketidaksesuaian waktu.
Terlebih, soal waktu ini juga dimaksudkan agar tidak ada bentrok dengan jadwal calon pembicaranya.
6. Penutup dan ucapan terima kasih
Sebagai penutup, Anda bisa membubuhkan kalimat tentang jawaban dari permohonan ini. Kemudian, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih. Selanjutnya, tutuplah dengan salam agar makin sempurna.
7. Tanda tangan dan stempel resmi
Setelah menyampaikannya dalam isi surat dan menutupnya dengan kalimat yang benar, maka selanjutnya Anda bisa membubuhkan tanda tangan orang yang berwenang di bagian bawah.
Orang yang berwenang di sini bisa jadi ketua organisasi, ketua panitia, atau ketua jurusan. Tergantung siapa yang mengadakan seminarnya.
Kemudian, pada tanda tangan tersebut harus diberi stempel agar makin terlihat resmi dan tidak asal-asalan.
Trik membuat surat permintaan pembicara seminar agar disetujui
Agar surat permohonan pembicara seminar bisa disetujui atau narasumbernya bersedia memberikan materi, Anda bisa melakukan beberapa trik, di antaranya:
1. Riset jadwal dan pemilihan waktu yang tepat
Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah melakukan riset tentang jadwal calon narasumbernya. Jika narasumbernya adalah seorang dosen, maka Anda harus tahu jam mengajarnya dan jam kosongnya.
Sesuaikan jadwal seminar dengan jam kosong atau ketersediaan waktu tersebut.
Agar makin mudah dalam mencari narasumber, sebaiknya pilih jam di mana para calon narasumber longgar. Baik yang utama, maupun yang masuk rencana cadangan.
2. Menghubungi terlebih dulu
Sebelum memberikan surat permohonan pembicara, sebaiknya Anda menghubungi terlebih dulu melalui email, media sosial, atau semacamnya. Silakan cari tahu kontaknya dan bagaimana cara terbaik menghubunginya.
3. Menanyakan ketersediaan secara lisan
Jika melalui media sosial dan email tidak berhasil, akan lebih bijak jika Anda mengajak janji temu kemudian menyampaikan maksud secara lisan dengan tatap muka.
Misalnya, calon narasumbernya adalah seorang dosen. Anda bisa menemuinya langsung ke kantor untuk menanyakan ketersediaannya.
Jika sudah ada jawaban, Anda bisa menyampaikan bahwa surat undangan pembicara seminar akan disusulkan kemudian. Surat ini akan menjadi penanda resmi keikutsertaan beliau.
4. Mengirimkan surat maksimal 2 minggu sebelum acara
Jangan sampai memberikan surat secara mendadak. Pastikan untuk memberikan kelonggaran waktu berpikir kepada para pembicara. Waktu 2 minggu merupakan rentang yang cukup dan pas untuk memberikan kesempatan berpikir kepada mereka.
5. Memiliki rencana cadangan
Selalu siapkan rencana cadangan sebab kita tidak tahu apa yang akan terjadi di depan. Bagaimanapun Anda mempersiapkan seminar mulai dari konten hingga perlengkapan seminar. Terkadang selalu ada kendala saat acaranya berjalan.
Maka dari itu, bersiaplah dengan setiap kemungkinan.
Jika masalah Anda adalah perlengkapan, maka kami siap membantu dengan menyediakannya. Sebagai konveksi tas seminar terbaik, kami bisa menyediakan seminar kit baik buat peserta maupun pembicara.
Adanya seminar kit yang lengkap bisa menjadi penunjang surat permohonan pembicara seminar yang Anda ajukan agar acaranya makin sukses. Segera hubungi kami untuk pemesanan.
