Lakukan cara menghubungi pembicara seminar dengan benar dan sopan agar berhasil mendapatkannya. Mulailah dengan riset, jangan asal pilih.
Pembicara atau narasumber harus dipilih dengan cermat agar materi yang disampaikan sesuai dengan tema dan tujuan diadakannya seminar. Maka dari itu, pemilihannya tidak bisa dilakukan sembarangan.
Pun saat sudah terpilih, Anda juga harus menghubunginya dengan sopan supaya pembicaranya mau atau bersedia untuk memberikan materi.
Agar hal tersebut terwujud, Anda perlu melakukan cara dan trik tertentu. Kami akan membahas caranya dalam artikel ini. Selamat menyimak sampai selesai.
Ini cara menghubungi pembicara seminar agar berhasil
Di bawah ini adalah beberapa cara mudah menghubungi narasumber agar bersedia dan jadwalnya tidak bertabrakan:
1. Melakukan riset latar belakang narasumber
Riset merupakan hal terpenting yang perlu dilakukan sebelum menghubungi pembicaranya. Pastikan bahwa pembicara yang mau diundang ini memang memiliki kapabilitas yang sesuai dengan tema seminar.
Dengan memastikan hal tersebut, Anda tidak perlu khawatir akan tertolak. Sebab, keilmuan yang dimilikinya memang sudah sesuai sehingga mereka tidak akan kesulitan untuk menyiapkan materinya.
Selain soal keilmuan, Anda juga perlu melakukan riset mengenai latar belakang pembicaranya. Mungkin riwayat pendidikan dan jadwal beliau.
Bila pematerinya dosen, maka Anda bisa mengecek jadwal mengajarnya supaya tidak tabrakan dengan jadwal seminar.
2. Mempersiapkan materi
Selanjutnya, silakan siapkan materi berdasarkan tema acaranya. Misalnya, Anda mengangkat tema seminar kepemudaan.
Maka contoh materi yang bisa diusulkan mungkin bersinggungan dengan semangat pemuda, pemuda dan bangsa, atau pemuda dan dunia usaha.
Materi ini penting dan perlu disampaikan kepada calon narasumber. Tujuannya adalah agar panitia dan pembicara sepakat mengenai materi utamanya dan bisa disampaikan kepada peserta sesuai dengan tema acara. Tidak berbelok atau terlalu luas cakupannya.
Pastikan bahwa cakupan materinya bisa lebih fokus sehingga dapat diterima oleh peserta dengan mudah.
3. Mendata pembicara yang mungkin
Setelah melakukan riset pembicara dan menyiapkan materi utama yang akan diangkat, Anda perlu mendata pembicara mana saja yang mungkin.
Jika yang dibutuhkan hanya 2 pembicara, jangan hanya fokus pada dua pembicara tersebut. Datalah semua calon pembicaranya. Masukkan dalam daftar dan buatlah nomor berdasarkan skala prioritas.
4. Mengontak dengan sopan
Karena sudah dalam bentuk rangking prioritas, kini Anda jauh lebih mudah dalam mengontak pematerinya. Kontak ini bisa dilakukan melalui HP. Misalnya, pesan whatsapp (WA) atau by phone.
Mengontak pembicara melalui aplikasi semacam in harus dilakukan dengan sopan. Sifatnya memang belum resmi karena masih bertanya mengenai kesediaannya dulu. Mungkin bisa bertanya mengenai jadwal atau semacamnya agar lebih mudah dalam mengatur acaranya nanti.
Adapun cara menghubungi pembicara lewat WA tidak jauh beda dengan membuat surat undangan resmi. Di mana Anda harus menggunakan bahasa yang sopan dan komunikatif, diawali dengan salam, inti, penutup, dan diakhiri dengan salam.
Bila ada balasan dari calon narasumbernya, baru terjadi komunikasi yang lebih intens untuk meminta jadwal beliau mengantarkan undangan secara resmi.
5. Membuat undangan dan proposal
Sambil menghubungi melalui kontak langsung, Anda bisa sekalian membuat undangan secara resmi. Surat undangan pembicara seminar ini harus dibuat dengan baik dan sesuai dengan ejaan yang disempurnakan.
Pastikan juga bahwa informasinya lengkap agar pembicara bisa langsung mengerti konten yang mau disampaikan dalam acara tersebut.
Selain undangan, dalam beberapa kasus, Anda juga mungkin butuh membuat proposal. Ini tergantung pada jenis seminarnya. Silakan sesuaikan dengan kondisi seminarnya sendiri.
6. Mengirimkan surat undangan dan proposal secara resmi
Jika undangannya sudah siap, langkah selanjutnya adalah mengirimkan surat tersebut kepada calon narasumber.
Proses pengiriman ini sebaiknya dilakukan secara langsung. Artinya, Anda datang langsung ke rumah atau kantornya. Karena dengan begitu, Anda bisa langsung berbicara kepada pembicaranya dan menyampaikan maksud baik dari seminar ini.
Tidak hanya itu, saat memang ada pertanyaan yang perlu diajukan, semuanya juga bisa dilakukan saat penyerahan surat undangan ini. Misalnya saja tentang perlengkapan untuk acara seminar sesuai kebutuhan pembicaranya.
7. Siapkan plan B
Agar semuanya berjalan dengan lancar, Anda tetap harus menyiapkan rencana cadangan. Maksudnya, bila orang yang diprioritaskan untuk menjadi pemateri ternyata berhalangan, bersiaplah dengan calon pemateri lainnya.
Cara menghubungi pembicara lewat WA
Di atas sudah dijelaskan cara menghubungi pembicara seminar dengan benar supaya bisa sukses dan orangnya bersedia. Lantas, bagaimana jika saat hari H ternyata pembicaranya tidak datang atau telat?
Mau tidak mau, Anda harus menghubunginya via WA. Berikut ini adalah cara chat narasumber via WA:
- Salam pembuka.
- Memberikan informasi tentang dihelatnya acara, lengkap dengan tempat dan jamnya.
- Beri pertanyaan secara sopan.
- Kalimat penutup.
- Salam penutup.
Itulah cara menghubungi pembicara seminar yang tepat supaya orangnya bersedia. Untuk membantu persiapan seminar kit Anda, silakan hubungi CV Oscas Indonesia. Banyak klien yang sudah puas dengan produsen tas seminar ini.
