Bikin contoh time schedule kegiatan seminar bukan hal yang mudah. Ada banyak pertimbangan dan rencana yang ingin dimasukkan. Pahami triknya dan buat secara realistis.
Membuat time schedule memang memiliki tingkat kesulitan tersendiri. Jangankan untuk acara besar, untuk diri sendiri saja kadang ada part yang bikin sulit.
Maka dari itu, penting untuk menyiapkan hal-hal penting yang diperlukan untuk membuat jadwalnya. Selain itu, pastikan Anda sudah punya gambaran jelas bagaimana nantinya acara akan berjalan.
Pada kesempatan ini, kami akan membagi beberapa cara mudah membuat jadwal seminar. Anda bisa mengikuti selengkapnya dalam artikel ini.
Daftar Isi
Pentingnya membuat time schedule
Mengatur waktu atau menjadwalkan sesuatu itu sangat penting. Pasalnya, jadwal akan membantu Anda bekerja secara efektif dan efisien. Tentu saja, hal tersebut akan terealisasi jika Anda bisa menjalankannya dengan baik.
Di bawah ini adalah beberapa manfaat dan kegunaan pembuatan schedule secara umum:
- Memastikan bahwa Anda bisa menyediakan waktu untuk hal-hal penting.
- Membuat mengerti apa saja yang bisa dicapai secara realistis dalam waktu yang tersedia.
- Bisa menambahkan waktu untuk hal-hal yang tidak terduga.
- Menghindarkan diri dari melakukan hal-hal yang tidak bisa dihandle.
- Bisa bekerja secara fokus pada karier, gol, atau tujuan utamanya.
- Punya waktu untuk teman, keluarga, hobi, olahraga, atau yang lain.
- Mencapai keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pada umumnya.
Intinya, dengan membuat jadwal kita bisa mengatur dan meletakkan hal penting dan hiburan pada tempatnya. Sehingga tercapai kehidupan yang lebih seimbang.
Cara membuat jadwal kegiatan seminar nasional dan yang lain
Ada banyak jenis skala kegiatan seminar. Mulai dari lokal, nasional, hingga internasional. Apa pun jenis seminarnya, secara garis besar cara membuat jadwalnya hampir sama.
Di bawah ini adalah beberapa cara untuk membuat jadwal kegiatan seminar yang efektif:
1. Identifikasi waktu yang tersedia
Hal utama yang perlu Anda pertimbangkan saat hendak membuat jadwal adalah durasi waktu yang tersedia.
Dalam acara seminar, biasanya ada durasi menyeluruh yang tersedia untuk acaranya. Misalnya dari jam 8 sampai jam 12 atau semacamnya.
Dengan mengetahui durasi yang tersedia, Anda kemudian bisa membagi waktu tersebut menjadi beberapa part kegiatan. Ada yang dipakai untuk pembukaan, perkenalan oleh moderator, penyampaian materi, tanya jawab, dan yang lainnya.
Tanpa adanya durasi yang jelas, tentu pembuatan jadwal ini akan makin sulit dan pasti tidak bisa terhitung dengan jelas pula.
2. Buat jadwal untuk kegiatan esensial
Setelah tahu durasinya, Anda bisa mulai dulu dari kegiatan esensialnya. Yakni poin-poin aktivitas yang mau dijalankan selama seminar tersebut. Silakan bagi waktunya menjadi beberapa part, yakni pembukaan, inti, dan penutup.
- Bagian pembukaan mungkin diisi oleh pembacaan doa pembuka seminar hingga perkenalan.
- Sementara inti dari acaranya adalah penyampaian materi hingga diskusi antara narasumber dan peserta yang hadir.
- Selanjutnya, silakan masukkan penutupan, penyampaian kesimpulan atau notulen, dan pembacaan doa di bagian penutup.
Masing-masing part di atas harus memiliki persentase durasi yang tepat. Dalam hal ini, bagian inti harus mendapatkan lebih banyak waktu ketimbang pembukaan dan penutupan acaranya.
3. Fokus pada kegiatan yang diprioritaskan
Kegiatan yang diprioritaskan dalam contoh time schedule kegiatan seminar adalah acara inti, yakni penyampaian materi dan diskusi.
Maka dari itu, kegiatan inti ini harus mendapatkan durasi yang lebih lama dibanding yang lain. Fokuslah pada berapa durasi yang dibutuhkan narasumber dalam menyampaikan materinya. Pastikan adil untuk masing-masing narasumber.
Agar aman, Anda bisa menyampaikan durasi yang tersedia kepada masing-masing narasumber saat menyampaikan surat undangan narasumber. Dengan begitu, mereka bisa menyesuaikan panjang materinya dengan baik.
Kemudian, beri waktu juga kepada masing-masing peserta untuk turut berdiskusi sehingga jalannya seminar bisa lancar dan akomodatif.
4. Jadwalkan hal yang mungkin belum pasti
Dalam setiap kegiatan selalu saja ada hal yang belum pasti terjadi. Hal-hal tak terduga yang mungkin bisa menghambat jalannya kegiatan jika panitia tidak siap. Maka dari itu, penting untuk menyiapkan waktu buat hal tak pasti ini.
Adapun contoh hal yang tak pasti dalam kegiatan seminar adalah durasi pertanyaan dari para peserta, lamanya jawaban akan diberikan, hingga terjadinya kesalahan teknis selama acara berlangsung.
Hal semacam ini harus diantisipasi di awal sehingga jadwalnya tetap bisa berjalan sesuai rencana dan tidak terlalu bikin pusing.
5. Beri waktu bebas
Buat juga jadwal untuk waktu-waktu bebas. Sebagai contoh, menyiapkan waktu untuk makan camilan buat para peserta atau yang lain. Ini akan memberikan kelonggaran pada jadwal tersebut.
6. Analisa dan evaluasi
Untuk mengetahui tingkat efektivitas time schedule yang sudah dibuat, pastikan untuk melakukan analisa dan evaluasi setelah acara berjalan.
Dengan begitu, saat ada acara seminar lagi ke depannya, Anda bisa membuat jadwal dengan mudah sesuai kebutuhan.
Contoh time schedule kegiatan seminar
Di bawah ini adalah contoh pembuatan time schedule seminar dengan durasi 5 jam (07.00 sampai 12.00) dan 3 narasumber:
- Acara pembukaan durasi 1,5 jam mulai dari registrasi peserta, sambutan, dan pembukaan.
- Kegiatan inti durasi 2,5 jam mulai dari perkenalan oleh moderator hingga penyampaian narasumber.
- Diskusi durasi setengah jam.
- Penutupan dan acara bebas setengah jam.
Dengan membuat rancangan besar dalam setiap kegiatan, Anda akan lebih mudah dalam membuat jadwal rincinya.
Yang terpenting dalam pembuatan jadwalnya adalah:
- Setiap poin acara sebaiknya ada penanggung jawabnya agar bisa berjalan dengan lancar.
- Moderator harus bisa mengatur jalannya acara sehingga tidak ada yang molor.
Ingat bahwa jika ada satu saja yang molor, maka akan berimbas pada keseluruhan jadwal. Jadi, bila ingin berjalan dengan baik sebaiknya ikuti contoh time schedule kegiatan seminar yang sudah tersusun dengan baik.
Terakhir, jika ada kendala dengan persiapan seminar kit, kami siap membantu. Sebagai produsen tas seminar, CV Oscas Indonesia, siap memberikan kualitas terbaik dan bekerja cepat sesuai deadline.
